Night Auditor là gì?
Night Auditor là thuật ngữ chỉ những Kiểm toán đêm, là một bộ phận thuộc khối Tài chính – Kế toán trong khách sạn. Điểm đặc biệt của vị trí này là không làm việc trong phòng kế toán mà là ở khu vực tiền sảnh.
Nhiệm vụ của một Night Auditor là kiểm toán, thống kê các giao dịch, hoạt động của khách sạn trong ngày và cân đối sổ sách để báo cáo lên quản lý. Nhờ đó, kiểm toán có thể đánh giá hoạt động tài chính trong khách sạn, giúp khách sạn hoạt động kinh doanh hiệu quả và ổn định.
Mô tả công việc của Night Auditor
Kiểm tra tình trạng khách sạn
-
Đối với khách đến dự kiến: Nếu khách đã đặt phòng, Night Auditor sẽ giữ nguyên tình trạng phòng cho khách. Nếu khách chưa check-in, Night Auditor sẽ kiểm tra xem khách đã đặt phòng hay chưa và xác nhận xem đặt phòng đã có đảm bảo hay chưa (có đặt phòng qua điện thoại hay đặt cọc không). Nếu không đảm bảo, Night Auditor có thể hủy đặt phòng. Nếu khách không đến, bộ phận lễ tân sẽ liên hệ với khách thông qua bộ phận đặt phòng để xác nhận.
-
Đối với khách sắp rời: Nếu chưa check-out, Night Auditor sẽ kiểm tra xem khách có muốn kéo dài thời gian lưu trú hay không. Nếu có, thì sẽ sửa đổi ngày và giờ check-out cho khách.
-
Sleep và skip: Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng bộ phận lễ tân đã thông báo khách đã check-out. Skip là tình trạng khách đã check-out nhưng bộ phận lễ tân chưa thực hiện check-out trên phần mềm. Trong trường hợp này, Night Auditor sẽ kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng chung.
Kiểm tra giới hạn nợ của khách hàng
Mỗi khách sạn có quy định riêng về giới hạn nợ cho phép của khách, nhằm đảm bảo các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn cho phép và hạn chế tình trạng khách chưa thanh toán trước khi rời đi.
Nếu khoản nợ của khách đã vượt quá giới hạn, Night Auditor sẽ thông báo cho khách và trưởng khối tiền sảnh để xử lý.
Thu, nhập, cập nhật chi phí và điều chỉnh hóa đơn
-
Thu nhập hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác nhau.
-
Lưu trữ hóa đơn theo thứ tự phòng.
-
Cập nhật chi phí và hóa đơn trước khi khách lưu trú.
-
Cập nhật, in ấn và lưu trữ chi phí điện thoại khách hàng trong ngày.
-
Chỉnh sửa lỗi trên hóa đơn.
-
Kiểm tra chữ ký của khách trên tổng hóa đơn nội bộ.
Đóng ngày
Sau khi hoàn thành các bước trên, Night Auditor sẽ đóng ngày hiện tại và chuyển sang ngày mới, lưu trữ dữ liệu vào hệ thống.
Chuẩn bị các hóa đơn cho khách check-in vào ngày hôm sau
-
Xác định chi phí khách tự trả.
-
Lập và chuyển hóa đơn cho khách thanh toán nhanh.
-
Tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán cho khách.
-
Lập danh sách khách sẽ check-in vào ngày hôm sau.
In báo cáo, khóa sổ thông tin trong ngày làm việc
-
Lập báo cáo tổng doanh thu trong ngày.
-
Lập báo cáo chi phí của bộ phận tiếp tân trong ngày.
-
Lập báo cáo công suất phòng phục vụ.
-
Lập báo cáo khách đến và đi dự kiến ngày hôm sau.
-
Lập báo cáo sự cố trong khách sạn và phương hướng xử lý, giải quyết.
-
Lập danh sách các sự kiện sẽ diễn ra ngày hôm sau.
Với những thông tin quan trọng về công việc của Night Auditor, MÓN KHO VIỆT NAM hy vọng đã mang đến cho bạn cái nhìn rõ ràng về vị trí này cũng như vai trò và tầm quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh của khách sạn.