Trong ngành Nhà hàng – Khách sạn, bộ phận Lễ tân và vị trí Lễ tân khách sạn đóng một vai trò rất quan trọng trong việc phục vụ khách lưu trú. Nếu bạn quan tâm đến ngành này, chắc hẳn bạn đã quen thuộc với hai thuật ngữ này. Hãy cùng tìm hiểu “Lễ tân khách sạn và vai trò của Lễ tân” qua bài viết dưới đây.
Khái niệm về Lễ Tân và Lễ Tân Khách Sạn
Lễ tân khách sạn được coi là bộ phận lễ tân trực thuộc khu Tiền sảnh (Front office) trong khách sạn. Nhiệm vụ của họ là phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng trong quá trình lưu trú.
Trong khi đó, Lễ tân khách sạn là nhân viên làm việc tại bộ phận Lễ tân. Trách nhiệm của họ bao gồm đón tiếp khách, thực hiện các thủ tục nhận phòng, trả phòng, thanh toán… cũng như tiếp nhận và giải quyết mọi yêu cầu và vấn đề phát sinh của khách hàng trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Để làm tốt công việc này, Lễ tân cần có các kỹ năng như ngoại ngữ, vi tính, giao tiếp, tâm lý khách hàng, xử lý tình huống…
Sự phát triển của ngành Du lịch đã làm tăng nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho bộ phận Lễ tân. Nguồn: Internet.
Lễ tân chính là gương mặt đại diện đồng thời cũng giúp quảng bá thương hiệu của khách sạn. Họ là người tiếp xúc đầu tiên và cuối cùng với khách hàng, vì vậy được đào tạo các kỹ năng để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt khi phục vụ.
Công việc của Lễ Tân
Vị trí Lễ tân thường được chia làm hai dựa theo khu vực làm việc: Lễ tân khách sạn và Lễ tân nhà hàng. Công việc của Lễ tân khách sạn bao gồm:
- Đón tiếp và hướng dẫn khách làm thủ tục nhận phòng.
- Tư vấn các dịch vụ có sẵn tại khách sạn cho khách khi có nhu cầu.
- Nhắc nhở bộ phận Buồng phòng về việc vệ sinh trước và sau khi khách đi.
- Tổng hợp và chuyển thông tin cho bộ phận Chăm sóc khách hàng.
- Hỗ trợ khách trả phòng, đặt vé máy bay, gọi taxi.
- Tư vấn và xác nhận lịch đặt phòng của khách qua điện thoại.
- Tiếp nhận phản ánh từ khách và phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết.
Lễ tân sẽ hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục nhận phòng và trả phòng. Nguồn: Internet.
Còn với Lễ tân nhà hàng, nhiệm vụ của họ bao gồm:
- Nhận cuộc gọi đặt bàn từ khách hàng, sau đó chuyển thông tin đến các bộ phận phục vụ, bếp để chuẩn bị.
- Tiếp đón và hướng dẫn khách hàng đến bàn đã đặt.
- Lưu trữ thông tin và giới thiệu các ưu đãi của nhà hàng dành cho khách hàng thân thiết và khách VIP.
- Ghi nhận các khoản chi phí tại nhà hàng.
- Giải quyết tình huống khéo léo, tránh tạo ấn tượng không tốt với khách hàng.
Yêu cầu cơ bản để làm việc tại bộ phận Lễ Tân
Ngoại hình
Lễ tân là người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng khi đến khách sạn. Một ngoại hình tốt và nụ cười thân thiện trên gương mặt sẽ giúp Lễ tân tạo được ấn tượng tốt. Một số nhà tuyển dụng có yêu cầu về chiều cao đối với ứng viên, ví dụ như nữ phải từ 1m58 trở lên và nam ít nhất là 1m65. Ngoài ra, Lễ tân là gương mặt của khách sạn, vì vậy từ quần áo, cách ứng xử đến thái độ phục vụ của nhân viên phải thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng.
Ở đây bạn có thể tìm hiểu thêm về yêu cầu đối với nhân viên lễ tân khách sạn.
Khả năng giao tiếp tốt
Đây là tiêu chí hàng đầu để trở thành một Lễ tân. Giọng nói dễ nghe, thái độ lịch sự và khả năng ứng xử khéo léo sẽ giúp bạn dễ dàng tạo ấn tượng với khách hàng. Giao tiếp tốt cũng giúp bạn giải quyết khiếu nại và các tình huống phát sinh một cách tốt đẹp, không làm phiền cấp quản lý và không ảnh hưởng xấu đến sự hài lòng của khách hàng. Lễ tân sẽ giao tiếp qua cả 3 hình thức lời nói, văn bản và phi ngôn ngữ (gồm cử chỉ, ánh mắt, nét mặt…) với khách hàng và đồng nghiệp. Khả năng giao tiếp tốt cũng là một lợi thế giúp bạn thăng tiến trong công việc.
Giỏi ngoại ngữ
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp như khách sạn, Lễ tân không chỉ giao tiếp với khách trong nước mà còn với khách nước ngoài. Vì vậy, kiến thức về ngoại ngữ là rất quan trọng, đặc biệt là tiếng Anh. Đồng thời, họ cũng cần hiểu văn hóa của nhiều nước trên thế giới để giao tiếp và phục vụ khách đúng ý. Khả năng ngoại ngữ lưu loát và thái độ làm việc tốt sẽ tạo cơ hội thăng chức lên các vị trí quản lý.
Những Suy Nghĩ Sai Về Lễ Tân và Lễ Tân Khách Sạn
Nghề lễ tân chỉ phù hợp với nữ giới
Khi nghe đến “lễ tân khách sạn”, nhiều người sẽ nghĩ đến một cô nhân viên trẻ, giọng nói nhỏ nhẹ, cử chỉ từ tốn. Tuy nhiên, nhiều khách sạn hiện nay cũng tuyển dụng nhân viên lễ tân nam để đáp ứng tính chất công việc, đặc biệt là trong việc đảm bảo an ninh cho ca đêm hoặc hỗ trợ khách hàng khuân vác hành lý nếu khách sạn nhỏ và ít nhân viên. Nam giới cũng có những lợi thế riêng như tác phong làm việc nhanh nhẹn, bình tĩnh, linh hoạt, nhạy bén và khả năng xử lý tốt những tình huống bất ngờ. Vì vậy, cả nam và nữ đều có thể phù hợp làm Lễ tân, miễn là ứng viên luôn học hỏi, rèn luyện để hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ và tích lũy kinh nghiệm.
Công việc của lễ tân rất nhàn hạ
Nhiều người nghĩ rằng công việc hàng ngày của Lễ tân khá nhẹ nhàng, chỉ cần đứng một chỗ, tươi cười, hướng dẫn và thực hiện các thủ tục cần thiết cho du khách. Nhưng thực tế không chỉ có những công việc đơn giản đó. Bộ phận Lễ tân còn có nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý yêu cầu và thắc mắc từ khách hàng. Họ còn phải hỗ trợ các bộ phận khác như Buồng phòng, Nhà hàng để phục vụ khách tốt nhất. Lễ tân còn phải quản lý thông tin lưu trú, chăm sóc khách hàng. Mức lương của Lễ tân khác nhau tuỳ thuộc vào năng lực, khối lượng công việc và quy mô khách sạn. Thu nhập sẽ xứng đáng với công sức mà bạn bỏ ra, không chỉ là “việc nhẹ lương cao”.
Hoạt động của bộ phận Lễ tân khách sạn ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận và trải nghiệm của khách hàng. Vì vậy, yêu cầu về tác phong và thái độ làm việc đối với Lễ tân cũng rất cao. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu về Lễ tân khách sạn và vai trò của họ trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Đây là một môi trường năng động, có nhiều cơ hội phát triển. Nếu bạn yêu thích ngành Nhà hàng – Khách sạn, hãy cân nhắc trở thành nhân viên Lễ tân để phát triển sự nghiệp và có thu nhập ổn định.