Reservation là gì?
Trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn, Reservation đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu cho khách sạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu về Reservation và công việc chi tiết của bộ phận này. Vì vậy, trong bài viết sau đây, hãy cùng MÓN KHO VIỆT NAM khám phá về Reservation là gì nhé!
Tìm hiểu về Reservation
Reservation là thuật ngữ dùng trong khách sạn để chỉ bộ phận đặt phòng. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau như: khách trực tiếp đến khách sạn, gọi điện thoại, gửi email hay fax. Sau đó, Reservation sẽ kiểm tra số lượng phòng còn trống và phối hợp với các bộ phận khác để sắp xếp theo yêu cầu của khách hàng.
Hình thức đặt phòng trong khách sạn
Có 2 hình thức đặt phòng trong khách sạn:
-
Đặt phòng có đảm bảo: Còn được gọi là Guaranteed Reservation. Đây là hình thức đặt phòng được thỏa thuận giữa khách hàng và khách sạn. Theo đó, khách sạn phải đảm bảo giữ phòng cho khách cho đến thời điểm check-out của ngày tiếp theo. Nếu khách hàng không sử dụng phòng hoặc không báo huỷ, khách sạn sẽ áp dụng các biện pháp phạt theo quy định. Các phương thức đảm bảo bao gồm thanh toán trước tiền phòng, đặt cọc hoặc sử dụng thẻ tín dụng.
-
Đặt phòng không được đảm bảo: Còn được gọi là Non-Guaranteed Reservation. Đây là hình thức đăng ký giữ chỗ trước. Khi khách đăng ký, khách sạn sẽ giữ phòng cho khách cho đến một thời điểm nhất định, tuỳ thuộc vào quy định của từng khách sạn theo ngày khách định đến.
Các trạng thái booking trong đặt phòng khách sạn
- Confirmed: Đặt phòng đã được xác nhận trước khi khách đến.
- Operational: Đặt phòng đã được xác nhận và khách đang lưu trú trong khách sạn.
- Completed: Đặt phòng đã được xác nhận, sau khi khách đã check-out.
- Cancelled: Đặt phòng đã bị hủy.
- Cancelled With Penalty: Đặt phòng đã bị hủy và khách bị phạt theo quy định đặt phòng của khách sạn.
- No Show: Khách đã đặt phòng nhưng không nhận phòng.
- No Show With Penalty: Khách đã đặt phòng nhưng không nhận phòng, khách bị phạt theo quy định đặt phòng của khách sạn.
- On Request: Nhận đặt phòng nhưng hiện tại khách sạn không còn phòng trống.
- Unsuccessful: Đặt phòng vượt qua khoảng thời gian check-in và check-out.
Công việc của Reservation
Bước 1: Tiếp nhận thông tin
Nhân viên Reservation sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách và ghi lại chính xác các thông tin sau:
- Tên khách, tên đoàn khách, tên người đăng ký, số lượng khách trong đoàn.
- Ngày giờ khách đến, số đêm lưu trú.
- Số điện thoại, email, địa chỉ của khách.
- Số lượng phòng, loại phòng, giá phòng.
- Hình thức đặt phòng và hình thức thanh toán.
- Các yêu cầu khác từ khách nếu có.
Bước 2: Xác định khả năng đáp ứng yêu cầu
Reservation sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu lưu trú của khách sạn.
Bước 3: Xác nhận đặt phòng
Nếu khách sạn còn phòng đáp ứng yêu cầu của khách, Reservation sẽ tiến hành xác nhận đặt phòng. Nếu không có phòng, Reservation sẽ đề xuất các phương án khác cho khách lựa chọn.
Bước 4: Nhập thông tin khách
Reservation sẽ nhập thông tin đặt phòng của khách vào phần mềm của khách sạn.
Bước 5: Xác nhận lại thông tin
Reservation sẽ xác nhận lại thông tin khách hàng và thông tin đặt phòng với khách.
Bước 6: Lưu thông tin đặt phòng
Reservation sẽ lưu thông tin đặt phòng vào phần mềm của khách sạn và chuyển đến các bộ phận khác để tiến hành chuẩn bị đón tiếp và phục vụ khách.
Bước 7: Hủy đặt phòng (nếu cần)
Nếu khách có yêu cầu hủy đặt phòng, nhân viên Reservation sẽ tiếp nhận thông tin, sửa đổi hoặc hủy bỏ theo yêu cầu của khách.
Bước 8: Tổng hợp danh sách khách hàng
Reservation sẽ tổng hợp danh sách khách hàng và chuyển đến bộ phận Lễ tân.
Ngoài ra, nhân viên Reservation còn phải thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của quản lý và hỗ trợ các bộ phận khác khi có yêu cầu.
Với những thông tin trên, chắc chắn các bạn đã hiểu rõ về Reservation và công việc của bộ phận này đúng không? Nếu bạn đam mê công việc này, hãy không quên học tập, trau dồi kiến thức, kỹ năng và tích lũy kinh nghiệm ngay từ bây giờ!
Hãy tìm hiểu thêm về MÓN KHO VIỆT NAM tại đây